국제행사를 기획하고 운영하는 사람들은 국제회의에 참석하기 위해 등록하는 분들의 명찰(Name Badge)에 들어갈 이름을 표기할 때마다 과연 홍길동이라는 이름을 어떻게 표기하는 것이 제대로 영문 표기하는가를 놓고 고민을 하게 된다.

우리나라에서 발간되는 영자신문에서는 Hong, Gil-Dong이라고 표기하지만, 실제 영어권의 사람들은 영어 이름을 표기할 때 성이 맨 뒤로 가기 때문에 Gil-Dong Hong이라고 표기하는 것이 제대로 적는 것이다.

문제는 자신의 명함 뒷면에 표기된 영문 이름을 Hong, Gil-Dong이라고 한 분들이, 모든 참석자들에게 공통적으로 적용되어야할 명찰의 표기방식을 자신만은 예외로 소지하고 있는 명함의 순서대로 바꾸어달라고 요구하는 경우가 있다.

공항의 귀빈실을 이용하려면 대통령 및 전직 대통령, 국회의장 / 대범원장 / 국무총리 / 전직 국회의장 / 전직 대법원장 및 전직 국무총리, 국회에 의석을 가지는 정당의 대표, 우리나라에 주재하는 외국공관의 장 및 우리나라에 파견되는 외국의 특별사절, 기타 외교상 특히 귀빈실 사용이 필요하다고 인정하는 각원.부.처의 장이 추천하는 외국귀빈만이 들어갈 수 있다. 최근 정부에서 성실납세자도 포함할 예정이라고 한다.

장관을 수행하는 비서진들이 과잉 충성을 하기 위해서 공항의 귀빈실 안에까지 장관과 함께 들어가서 보고를 하고 인사를 하는 장면을 볼 수 있다. 장관 이외에 다른 사람은 들어가면 안된다.

국제회의에 참석한 외국의 장관분들이 호텔에서 엘리베이터를 탈 때, 진행요원 중에 여성이 있다면 여성을 먼저 타도록 권하게 된다.

왕족과 자국 대표들이 함께 도착했는데, 왕족이 자신을 위해 특별히 준비해둔 별도의 차량을 이용하지 않고 자국 대표들과 함께 버스를 타려고 한다면 어떻게 해야하는가? 외국에서 장관이 도착하기 때문에 의전 차량을 준비해 놓았는데, 만약 자국 대사관 직원이 직접 영접을 나왔고, 그 장관이 자국 대사관 직원의 차량을 타려고 한다면 어떻게 해야하는가?

의전에는 원칙이 있지만 항상 원칙을 지키는 것이 어려울 수 있다. 국제회의 기획 및 진행에서 가장 어려운 점은 이와 같이 예외적인 상황이 수시로 발생하고 그 상황을 재치있고 슬기롭게 해결해 나가는 능력이 필요하다.

국제회의뿐만 아니라 우리가 세상을 살다보면 이와 같이 처음에 의도하지 않았던 예외적인 순간을 자주 만나게 된다. 가장 현명한 선택은 무엇일까? 상식에 의해 판단하고 신속한 결정을 내렸으면 바로 행동에 옮기도 자연스럽게 행동해야 한다는 점이다.

국제회의전문가교육원(본사 : http://www.iccos.co.kr 전화번호 02-733-8577 및 부산지사 http://www.iccosbusan.com 전화번호 : 051-817-8566)에서는 국제회의의 기획과 운영에 필요한 기본 과목 중 하나로 국제매너와 의전을 배우게 된다.

국제회의의 기획자가 되기 위해서 기본적으로 알고 있어야할 의전은 공무원이라면 해외에서 개최하는 국제행사에 참석할 때, 기업인이라면 외국 바이어와 비지니스 협상할 때, 그리고 개인적으로 외국인과 개인적 친분관계를 유지하는데도 크게 도움이 된다.